SharePointでMS365を最大活用

1. SharePointをもっと分かりやすく理解しよう

SharePointを単なる「ファイル置き場」や「情報共有ツール」として使っている組織は多いのですが、それはもったいない使い方です。本来SharePointは、組織のあらゆる業務プロセスをデジタル化し、効率化するためのプラットフォームです。

例えば、営業部門では顧客情報の管理、人事部門では採用プロセスの管理、総務部門では備品管理など、部門ごとの業務に合わせてカスタマイズできます。
しかも、これらすべてが同じプラットフォーム上で動くので、部門間の連携もスムーズになります。

2. SharePointの主要機能を詳しく見てみよう

SharePointの文書管理機能は、従来のファイルサーバーとは比べ物にならないほど便利です。

バージョン管理

バージョン管理自動で行われるので、「最新版はどれだっけ？」と迷うことがありません。誰がいつ更新したかも一目で分かるので、チームでの協業がとてもスムーズになります。間違って古いバージョンを編集してしまった時も、簡単に戻すことができます。

強力な検索機能

ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索してくれるので、「あの資料、どこに保存したっけ？」という時間が大幅に短縮されます。タグやメタデータを設定すれば、さらに精密な検索も可能です。

権限管理

「この部署の人だけ見られる」「この人は編集可能、この人は閲覧のみ」といった設定が簡単にできるので、セキュリティを保ちながら情報共有ができます。

オンプレミスのNASやファイルサーバーはハードウェア、セキュリティー対策、権限管理の工数も高く機能もここまで充実していません。SharePointに社内の情報を統合することでコストを大幅に下げながら生産性を向上できます。

社内ポータルサイトを作る時、WordPressを検討する会社も多いと思います。でも、SharePointには強力なWEBサイトのCMSの機能があり WordPressにはない大きなメリットがあります。

セキュリティ面での安心感

WordPressは外部に公開するサイトなので、セキュリティ対策が大変ですが、SharePointは最初からMicrosoft365の認証システムと連携しているので、社内の人だけがアクセスできる仕組みが自動で構築されます。

メンテナンスの手間

WordPressは定期的なアップデートやプラグインの管理が必要ですが、SharePointはMicrosoftが自動でメンテナンスしてくれるので、IT部門の負担が大幅に軽減されます。

他のMicrosoft365ツールとの連携

Teamsのタブに埋め込んだり、Outlookからお知らせメールを自動送信したり、Power BIのダッシュボードを表示したりと、シームレスな連携ができます。

デザインの自由度はWordPressに劣るかも

社内ポータルに求められる「情報の整理」「検索しやすさ」「更新の簡単さ」という点では、SharePointの方が圧倒的に優秀です。 逃げ道としてHTMLブロックがありますので、こだわったデザインやJavaScriptを使った複雑な操作も頑張ると可能です。

SharePointのリスト機能は、「秀逸なカード型データベース」と呼びたいほど使いやすいツールです。
アクセス権限も他のコンテンツと同じようにSharePointで管理できます。

直感的な操作

Excelのような表形式で データを入力できるのはもちろん、プロジェクトの進捗管理、顧客情報の整理、備品管理など、様々な用途に活用できます。それでいてExcelと比較し、データを一か所で集中管理できるのでチームで仕事をする際の生産性を大幅に向上できます。

柔軟なデータ型

テキスト、数値、日付はもちろん、選択肢、ユーザー、ファイル添付など、業務に必要なデータ型が最初から用意されています。複雑なデータベースを設計する必要がなく、すぐに使い始められます。

Power Platformとの連携

SharePointリストのデータを元にPower Automateでワークフローを作ったり、Power BIでダッシュボードを作成したりできます。まさに組織のデータハブとしての役割を果たします。

SharePointのワークフロー機能を使えば、面倒な承認業務を大幅に効率化できます。

従来の課題

稟議書を印刷して、上司の机に置いて、承認印をもらって、次の承認者に渡して...この間に書類が行方不明になったり、承認が止まっていることに気づかなかったりすることがよくありますよね。

デジタルで完結

申請者がSharePointから申請すると、自動で承認者にメール通知が送られ、承認者はメール内のリンクから直接承認・却下ができます。現在どの段階で止まっているかも一目で分かるので、進捗管理も簡単です。

Power Automateとの組み合わせで、さらに高度なワークフローも作成できます。例えば、金額によって承認ルートを変える、特定の条件の時は追加承認を求める、承認完了後に関係部署に自動で通知する、といった複雑な業務ルールも自動化できます。

監査対応の負担削減

誰がいつ承認したか、どんなコメントを残したかがすべて記録されるので、後から振り返る時も安心です。

SharePointを「Microsoft365のOS」として理解すると、単なるツールではなく、組織全体のデジタル基盤として活用できるようになります。

文書管理でファイル探しの時間を削減し、社内ポータルで情報共有を効率化し、リスト管理でデータを整理し、ワークフローで承認業務を自動化する。これらすべてが連携して動くことで、組織全体の生産性が飛躍的に向上します。

「SharePointは難しそう」と思っている方も、まずは一つの機能から始めてみましょう。
慣れてくると、「あの業務もSharePointで改善できそう」というアイデアがどんどん浮かんでくるはずです。

Microsoft365を契約しているなら、SharePointは追加費用なしで使えます。
この強力なプラットフォームを活用しない手はありませんよね。
ぜひ、組織のデジタル変革の第一歩として、SharePointの導入を検討してみてください。